의사소통의 의의와 기능

의사소통의 의의

우리는 깨어 있는 시간의 70% 이상을 말하고 읽고 듣고 쓰는 등의 의사소통을 하면서 소비하고 있다. 우리의 삶 자체가 의사소통에 의해서 이루어 짐과 같이 조직도 의사소통이 없이는 존재할 수 없다. 조직 내에서 나에 대한 는 모든 인간관계의 성패는 효과적인 의사소통이 이루어지느냐에 달려있으며 또한 의사소통은 마치 인체의 신경계통이나 핏줄과 같아서 제대로 가능 못하면 조직 전체 또는 일부가 마비되고, 동맥경화가 생기게 된다. 이처럼 조직의 건강을 결정하는 중요한 요인 가운데 하나가 의사소통이 됨은 여지가 없다. 여기서 말하는 의사소통은 송신자의 의사 아이디어, 정보 태도, 감정 등이 수신자이 전달되는 것이다. 내용의 단순한 전달이 아니라 의미가 전달되어야 한다. 그러나 의사소통은 의미의 전달만으로는 충분하지 못하다. 그것이 반드시 이루어져야 한다. 다시 말해서, 의사소통은 의미의 전달과 이해를 포함하는 것이다 어떤 아이디어가 아무리 훌륭하다고 하더라도 다른 사람에게 그 의미가 전달되고 이해되지 못한다면, 그것은 별 쓸모가 없게 된다. 완전한 의사소통은 송신자가 의도한 내용과 의미가 수신자에 의해서도 똑같이 전달되고 이해될 때 가능해질 수 있다. 그러나 완전한 의사소통은 이론상으로는 가능하지만 실제에 있어서는 여러 가지 장애요인 때문에 성취하기가 결코 용이하지 않으며 한편, 어느 조직에서든지 간에 의사소통을 피할 수는 없다. 다만, 효과적 의사소통은 어느 조직에서나 쉽게 일어날 수 있는 일은 아니다. 행정가도 교사도 의사소통을 할 수 없어서가 아니라 효과적으로 의사소통을 할수 없다는 데에 문제가 있다.

의사소통의 기능

의사소통은 조직 내에서 네 가지 주요한 기능을 수행하는데, 그것은 통제, 동기부여, 감정표현 및 정보제공이다.
첫째, 통제는 의사소통을 통해서 집단 내 구성원들의 활동을 통합하고 조정함을 의미한다. 직무와 관련하여 구성원들의 책임과 권한을 명확하게 규정 하는 것과 관련을 가진다.둘째, 동기부여는 의사소통을 통해서 구성원들에게 행해져야 할 것이 무엇 이고 그것이 어떻게 잘 행하여질 수 있으며 또 성과를 높이기 위해서 무엇이 행하여질 수 있는가를 분명히 해줌을 의미한다. 구성원들을 자극하고 격려하 며 집단목표달성에 몰입하도록 유도한다.셋째, 감정표현은 의사소통을 통하여 구성원들의 욕구불만과 만족감이 표 출됨을 의미한다. 작업집단은 사회적 상호작용이 일어나는 1차적인 장내이며, 이 집단 내에서 이루어지는 의사소통은 감정분출과 사회적 욕구충족을 위한 수단이 된다.
넷째, 정보제공은 의사소통을 통하여 구성원들이 의사결정과정에 참여하 고 필요한 정보와 자료를 교환함을 의미한다.

 의사소통의 과정

의사소통은 하나의 흐름 또는 과정으로 규정되며, 의사소통의 문제는 이 흐름 속에 장애물이 있거나 굴절이 생겼을 때 발생하게 된다.의사소통의 과정은 [그림1]과 같은 모형으로 그려질 수 있다. 각 요소에 대하여 간단히 알아보면 다음과 같다.

 

1)정보원 또는 송신자

정보원source 또는 송신자 sender는 메시지를 생산해내는 의사소통이 다. 의사소통자는 반드시 사람만일 필요는 없다. 신문, 잡지, 또는 사장, 교장 과 같은 직위 등도 모두 의사소통의 원천이 될 수 있다. 송신자는 메시지의 내용을 아이디어, 사실 등으로 구성해야 한다.
메시지의 효과는 수신자가 송신자에 대해서 가지는 신뢰성의 수준에 의해 서 어느 정도 좌우된다. 또한 신뢰성의 수준은 송신자의 말과 행동에 대해서 수신자가 어떠한 반응을 보이느냐에 따라 영향을 받는다. 송신자에 대한 수신 자의 불신은 정보를 왜곡시키거나 메시지를 무시해버리는 사태를 빚어내기 도 한다. 예를 들면, 교사들이 원장을 신뢰하지 않을 때, 그들은 원장으로부터 주어지는 의사소통 일체를 왜곡시킬 가능성이 높다.

2) 기호화

기호회encoding는 송신자의 생각이나 아이디어 또는 정보를 부호나 상 징으로 전환시키는 과정이다. 언어는 기호화의 가장 보편적인 수단으로서 이는 전달자의 의도 아이디어, 정보를 메시지의 형태로 표현하려는 것이다. 송신자의 의사소통 기술 주제에 관한 지식, 그리고 대도 가치, 관심사, 동기 등과 같은 인정요인들이 기호화의 과정과 내용을 제한하게 된다. 제반 특성이 기호화와 메시지의 질을 결정하는 데 영향을 미친다.

3) 메시지

메시지message는 기호화 과정의 결과로서 전달하고자 하는 내용이다. 메시지는 송신자가 수신자에게 교신하기를 원하는 아이디어이다. 메시지의 형태는 이를 실어 나르는 통로와 매체가 무엇이냐에 따라 크게 좌우된다.

4) 통로

통로channel는 메시지가 흘러 다니는 송신로이다. 통로에는 수리적 통 로와 수평적 통로가 있을 수 있고 또 공식적 통로와 비공식적인 통로가 있을수 있다.

5) 매체

매체medium 는 메시지의 운반수단이다. 메시지는 구두매체와 문서매체 (메모 편지, 신문)를 포함하는 언어매체나 전화, TV, 라디오 등 전파매체를 통해서도 전달된다.

6) 수신자

수신자receiver는 송신자로부터 전달되어진 메시지를 접수하는 사람이 다. 송신자의 경우와 유사한 내적 과정이 수신자한테서도 일어난다. 접수된 메시지는 수신자에 의해서 해독되고 또 거기에 의미를 부여하게 된다. 그러 나 그 의미가 송신자가 의도한 의미와 반드시 일치하는 것은 아니다.