조직내 의사소통의 유형

1.언어적 비언어적 의사소통

언어적 의사소통은 언어를 매체로 하여 메시지가 전달되는 것으로서 이는 다시 구두의사소통과 문서의사소통으로 구분된다
'구두의사소통'은 말을 수단으로 하여 직접 정보를 교환하거나 메시지를 전달하는 것이다. 다만 의사소통이 모두 여기에 속한다고 할 수 있다. 의사소통은 문서를 수단으로 하는 것으로서, 메모, 편지, 보고서, 지침, 공문, 안내서, 회람 등이 여기에 포함된다. 구두의사소통은 즉시성과 대면성을 특징으로 하는 데 비해서 문서의소 통은 정확성과 보존성을 특징으로 한다.비언어적 의사소통은 언어를 사용하지 않으면서도 메시지를 전달하는 의사소통이다. 여기에는 세 가지의 형태가 있을 수 있는데 그 하나는 교통신호
도로표지판 안내판 등 물리적 언어를 통한 의사소통이다.또 다른 하나는 사무실 크기, 사무실 내의 좌석배치, 의자의 크기, 사무실 내의 집기, 자동차의 크기와 색깔 등과 같은 지위상징을 나타내는 상징적 언어를 통한 의사소통이다. 이와 같은 '상징적 언어'는 그 사람이 어떤 지위에 있는가에 대한 무언의 메시지를 전달해준다.끝으로 자세, 얼굴표정, 몸짓, 목소리, 눈동자, 하품 등과 같은 신체적 언어 를 통한 의사소통이 있다. '신체적 언어'에 의한 의사소통은 언어를 통한 의사 소통보다 메시지의 전달이 더 정확하고 밀도가 높을 수 있다.

2) 일방적 쌍방적 의사소통

지시, 명령, 공문하달과 같이 일방적으로 의사소통이 이루어지느냐 아 니면 수신자로부터 피드백이 있게 되느냐에 따라 일방적 또는 쌍방적 의사소 통으로 구분된다.쌍방적 의사소통은 송신자와 수신자 간에 피드백의 교환을 가능하게 하기 때문에 시간이 조금 걸리는 문제는 있겠지만, 의사소통의 효과를 높이는 데는 기억하게 된다.

3) 공식적•비공식적 의사소통

공식적 의사소통은 조직 내의 공식적 통로와 절차에 따라 공식적으로 의사와 정보가 전달된다. 한편 비공식적 의사소통은 비공식적 조직을 통하여 자생적으로 이루어지는 의사소통이다.'공식적 의사소통'은 송신자의 감정이나 의도를 충분히 전달할 수 없는 게 한계점을 가지며, 사태의 변화에 신속하게 대응할 수 있는 융통성이 부족하다. 반면에 '비공식적 의사소통'은 공식적 의사소통의 결함을 보완해주는 기능을 수행하면서 동시에 허위 또는 왜곡된 정보를 유통시키기도 한다. 비공식적 의사소통을 '그레이프바인grapevien'이라고도 하는데, 이는 비공식적 의사소통 이 마치 포도넝쿨처럼 여러 갈래로 확산 유포되기 때문에 붙여진 이름이다.

4) 하향적 상향적·수평적 의사소통

하향적 의사소통은 조직 내의 지휘, 명령계통에 따라 상사가 부하에게 메시지를 전달하는 상의하달식 의사소통이다. 따라서 여기에는 명령, 지시, 방침, 규칙, 업무 정보 등의 전달이 포함된다.상향적 의사소통은 부하가 상사에게 메시지를 전달하는 하의상달식 의사소통이다. 여기에는 보고 의견조사, 제안제도 등이 포함된다. '상향적 의사소통'은 부하와 상사 간에 쌍방적 의사소통을 가능하게 해줌으로써 의사소 통의 질을 개선하는 데 도움을 준다. 그러나 상사가 듣기 싫어하는 내용, 잘못 된 점, 반대의견 등과 같은 부정적인 정보들이 위로 올라가는 과정에서 여과 됨으로써 정확한 정보가 전달되지 못할 가능성도 다분히 내재하고 있다.수평적 의사소통은 조직 내에서 계층에 있는 개인 또는 부서 간에 이루어 지는 상호 작용적 의사소통이다. 수평적 의사소통은 각 구성원 또는 부서간의 활동을 조정하거나 갈등을 해소하는데 있어서 매우 중요한 기능을 한다. 여기 에는 회람, 통지, 회의 등이 포함된다.

4. 의사소통망의 형태

의사소통망communication network의 형태는 소집단 연구에서부터 비롯 되었으며, 바벨라스A Bavelas와 같은 사회학자들이 이 분야 연구에 많은 공헌 을 하였다. 여기서 '의사 소통망'이란 송신자로부터 수신자에게로 메시지가 흐르는 경로의 구조를 뜻한다. 조직에서 흔히 볼 수 있는 의사 소통망을 가지만 제시한다(그림6-2 참조).

1) 쇠사슬형

쇠사슬형은 공식적인 명령계통에 따라 의사소통이 상위계층에서 하위 계층으로만 흐르는 경우이다. 구성원들 간에 엄격한 계층관계가 존재하며, 상 위의 중심인물이 정보를 종합하고 문제를 해결함으로써 의사소통의 속도는 빠르나 집단의 만족도는 낮다. 또한 정보가 계층단계를 따라 아래로 전달되는 과정에서 왜곡될 소지를 내포하고 있다.

2) 수레바퀴형

수레바퀴형은 구성원들 간에 중심인물이 있어, 모든 정보가 그에게 집 중되는 의사 소통망이다. 이와 같은 형태의 의사 소통망을 가지고 있는 경우 에는 중심인물이 신속하게 정보를 획득할 수 있고, 문제해결을 위한 상황도 정확하게 판단할 수 있으며, 문제에 대해서도 신속하게 대응할 수 있다. 단순 업무의 경우에는 의사소통의 속도와 정확성을 기대할 수 있으나, 업무가 복잡 할 경우에는 그 효과를 기대하기가 어렵다. 집단의 만족도는 낮다.

3) 원형

원형은 계층관계가 형성되어 있지 않고 중심인물도 없는 상황에서 나 타날 수 있는 의사 소통망이다. 태스크포스 rask force나 위원회를 구성하는 사람들 사이에는 원형의 의사 소통망이 형성된다. 태스크포스나 위원회에 공 식적 리더가 있기는 하지만 이 사람들에게만 정보가 집중되지 않으며 구성원 상호간에 상호작용이 왕성하게 이루어진다. 권한이 어느 한쪽에 집중되어 있 지 않아서 문제해결이 느린 편이지만 구성원의 만족도는 높다.

4) 상호연결형

상호연결형은 그레이프바인과 같은 비공식적 의사소통에서 형성되는 의사 소통망이다. 여기에는 특정한 중심인물이 없고, 구성원 개개인이 서로 의사소통을 주도한다. 구성원들 상호간에 정보교환이 왕성하게 이루어짐으로써 사태파악과 문제해결에 시간이 많이 소요되는 단점을 가진다. 그러나 구성원들의 참여를 통하여 창의적으로 문제를 해결하고자 할 때에는 효과적일 수 있다. 구성원들의 만족도는 높다.

5. 의사소통의 장애요인과 개선

1) 의사소통의 장애요인

의사소통이 효과적으로 이루어지는 것을 방해하는 장애요인들을 제시 하면 다음과 같다.